In breve: la fattura elettronica è un documento digitale in formato XML (FatturaPA), firmato o no, che passa dal Sistema di Interscambio (SdI). Dal 1° gennaio 2019 è obbligatoria per le operazioni tra soggetti residenti in Italia, forfettari compresi dal 2024.
Cos'è
La fattura elettronica è un file che segue uno schema (formato XML FatturaPA): ogni dato (cedente, cessionario, righe, importi, IVA, pagamento) ha il suo campo. Il file viene inviato allo SdI, che lo controlla e lo recapita al destinatario. Il PDF, se esiste, è solo una copia di cortesia leggibile dalle persone: non ha valore di fattura.
Chi deve emetterla
L'obbligo riguarda le cessioni di beni e le prestazioni di servizi tra soggetti residenti o stabiliti in Italia, sia verso altre imprese (B2B) sia verso consumatori (B2C). Dal 1° luglio 2022 sono entrati anche i forfettari con ricavi sopra 25.000 euro e dal 1° gennaio 2024 tutti i forfettari. Restano fuori solo categorie residuali, per le quali il commercialista è la fonte giusta.
Il percorso di una fattura
- Il cedente compila la fattura con il suo software.
- Il file viene inviato allo SdI (con un servizio web, con PEC o con altri canali).
- Lo SdI esegue i controlli formali: se tutto va bene, recapita il file all'indirizzo indicato nel codice destinatario o alla PEC del cliente.
- Il cedente riceve una ricevuta di consegna. Se i controlli falliscono, riceve una notifica di scarto.
- Il cliente riceve la fattura e la registra. Entrambi devono conservarla in formato digitale.
Differenze con la fattura in PDF
| Fattura elettronica | Fattura in PDF o cartacea | |
|---|---|---|
| Formato | XML con schema | PDF, carta |
| Percorso | Sistema di Interscambio | Email o posta |
| Valore fiscale | Sì | Solo per i casi residui di esonero |
| Conservazione | Digitale, per dieci anni | Secondo la forma originale |
Cosa serve
Un software che compili l'XML e lo trasmetta allo SdI: Fatture Lumanex è uno di questi. Come scegliere: la guida.
Domande frequenti
Un PDF via email è una fattura elettronica?
No. La fattura elettronica è un file XML trasmesso tramite lo SdI. Il PDF è al massimo una copia di cortesia.
Chi è obbligato a emettere la fattura elettronica?
I soggetti residenti o stabiliti in Italia, anche per le fatture verso consumatori; dal 2024 anche tutti i forfettari. Per le eccezioni consulta il tuo commercialista.
Serve la firma digitale?
Non è necessaria per le fatture tra privati: la firma è facoltativa. Il file firmato ha estensione .p7m.
Dove si conserva una fattura elettronica?
In formato digitale, per dieci anni, con modalità che ne garantiscano integrità e leggibilità. Vedi conservazione.
Aggiornato al 5 ottobre 2026. Informazioni di carattere generale, non sostituiscono la consulenza di un commercialista.
Questa pagina ha carattere informativo e riassume la prassi generale: norme e chiarimenti dell'Agenzia delle Entrate cambiano nel tempo e ogni situazione ha le sue eccezioni. Per il tuo caso specifico confrontati con il tuo commercialista.
Per approfondire
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